Organizacija

Moderna se organizacija ne može sastojati od gazda i potčinjenih.

Ona mora biti načinjena od timova.

Peter Drucker

Jedna od kratkih definicija organizacije je društveni ustroj kojim se postižu neki zajednički ciljevi, a koji kontroliše svoje vlastite performanse, te koji ima neke granice, koje ga odvajaju od okoline. Ili, organizacija je društvena cjelina koja je nastala svjesnim udruživanjem ljudi kako bi se koordinisanim aktivnostima ostvarili tačno određeni ciljevi.

Čini se da značaj izgradnje sistema u organizaciji nije nikada bio veći te da će taj značaj i dalje rasti. Rukovodstvo svake organizacije treba imati razumijevanje te potrebe kao i nužnu periodičnu (min. godišnju) nepristrasnu ocjenu tog sistema, te definisanje i provođenje akcija poboljšanja i usklađivanja sa kontekstom organizacije, tj. sa stalnim promjenama u tom kontekstu. Ako rukovodstvo nema te svijesti teško će bilo šta drugo pomoći. Nedostatak znanja u tom smislu nije problem, jer znanje se uvijek može naći u i izvan organizacije. A šta bi bili ključni elementi tog razumijevanja? Iznijeću ovdje ono što mnogi autori koji se bave ovom temom iznose ali bez sortiranog redoslijeda.

Model organizacije. Bez obzira da li se radi o privrednoj organizaciji ili javnoj administraciji, čak nevladinoj organizaciji važno je da se razumijeva poslovni model. Nije riječ samo o imenovanju nego o suštini razumijevanja. Poslovni model po deifniciji se uspostavlja da dostigne neke ciljeve. Stoga je poznavanje (definisanje) dugoročnih i kratkoročnih ciljeva nezaobilazan korak prije strukture organizacije. Ključni procesi koji vode dostizanju ciljeva moraju biti prepoznati a struktura organizacije, uloge, kompetencije, donošenje odluka kao i samo rukovodstvo ne smiju biti kočnica. Moraju biti podrška efikasnom izvršenju procesa i dostizanju ciljeva, i moraju se osposobljavati, kapacitirati, distribuirati ovlaštenja isključivo u tom interesu.

Rukovodstvo razumijeva, radi i putuje zajedno. Pojedinačne akcije članova rukovodstva nisu slučajne, nisu proizvoljne, nisu pod dominantnim uticajem svakodonevnih reakcija nego su primarno usklađene zajedničkim razumijevanjem i zajedničkim putovanjem rukovodstva. Uposleni jesu najvredniji resurs koji organizacija ima. To nije parola. Toga treba da bude svjesno rukovodstvo, prije svega a zatim i uposleni. Ne zbog nekog konkurentskog međusobnog odnosa, niti zbog nekog nefer odnosa u poređenju sa situacijama izvan organizacije nego upravo u najboljem zajedničkom interesu efikasnosti procesa, podizanja performansi, dostizanju ciljeva kako bi na razuman duži period imali zajedničku identifikaciju. Potrebno je investirati u osposobljavanje uposlenih, stalno i bez prestanka. Budžet treba biti razuman ali ne smije biti ograničenje. Ako ne bude budžeta za kratkoročno osposobljavanje teško će organizacija dugoročno biti sposobna. To uključuje i pitanje karijere. Ljudi imaju ambicije i ne treba ih sputavati. Ne treba podržavati neograničene ambicije ali razumne ambicije treba da imaju bar kratkoročnu projekciju.

Izvršenje procesa bez obzira o čemu se radi zahtjeva efikasnu interaktivnu komunikaciju. Danas su na raspolaganju mnogobrojni kanali komunikacije. Treba ih usaglasiti, i nema čekanja u procesu zbog slabosti u komunikaciji. To je luksuz koji organizacija ne smije sebi dopustiti. Stalna poboljšanja su sastavni dio svakog procesa. Sve što se uoči kao slabost, otkloni, unaprijedi, inovira postaje novi standard. Nema nazad. Ako se stalno vraća na prethodne slabosti, na jučerašnji dan, kako će sutrašnji dan izgledati drugačije, s manje stresa, lakši i bolji? Dostignuti standardi se čuvaju kao najveće blago. Oni se ne ignorišu zbog jednokratnih koristi bez obzira da li se radi o uspostavljenim procedurama nekog materijalnog toka i oblikovanja materijala, ili toka komunikacija i donošenja odluka. Elektronska podrška je sastavni dio sistema, ona ne dolazi da riješi procese u organizaciji nego da olakša i ubrza tok informacija o procesima, da omogući formiranje baza podataka, olakša izvještavanje i fokus na prave stvari te omogući donošenje odluka na temelju podataka.

Prethodnim jačamo fundament na kome rastu perfromanse organizacije, na kome korisnici usluga i kupci mogu očekivati kvalitetniji i brži servis a ne obrnuto, na kome organizacija može računati da s manje uradi više, da više ulaže u motivaciju, sopstvene resurse, razvoj i dugoročnu održivost. Ako rukovodstvo ovo akceptira, razumijeva onda postoji realna nada da razumije i stvarno značenje misije, vizije, dugoročnih ciljeva i važnosti organizacijske kulture. Jer ovo nadilazi rukovodstvo u personalnom smislu, rasterećuje aktuelne sudionike rukovodstva jer su uvjereni da dolazak drugih na njihovo mjesto ne donosi nikakav poseban rizik za organizaciju.